Modelo de Entrevista Abierta y Cerrada para Auxiliar Administrativo

Entrevista Abierta





Una buena entrevista de selección debe recorrer todas las áreas importantes de la vida del candidato: trabajo, familia, pareja, personal y tiempo libre. El objetivo es tratar de “observar” los valores del candidato, sus reacciones, su estilo de conducta; informaciones todas estas extremadamente valiosas para saber si será una buena elección para la empresa y que los test’s psicológicos usualmente no brindan.

En esta guía de presentan las áreas que debe explorar el entrevistador y su orden.

El entrevistador debe comenzar, luego de la acogida, por:

Explicar con claridad el objetivo de la entrevista: Conocer mejor al candidato con el fin de tomar la mejor decisión para la empresa y para él; si el candidato no es la persona más idónea para ocupar el puesto su selección lejos de ayudarlo podría crearle un profundo displacer y estrés en el futuro.

Explorar el ÁREA LABORAL: Este es el tema motivo de la entrevista y es lógico (así lo espera el candidato) se comience a hablar sobre el currículo, antecedentes, principales experiencias, qué tendría que tener el puesto para hacerle sentir bien, cómo tendría que ser su supervisor, qué régimen de trabajo se ajusta más a sus características, cómo es su estilo de trabajo, cuáles son sus puntos fuertes y menos fuertes, etc. Este es el  PRIMER TÓPICO DE LA ENTREVISTA.

Explorar ÁREA FAMILIAR Y PAREJA: Es un área un tanto más personal que revelará mucho acerca de la personalidad del candidato, sus predisposiciones, creencias, reacciones típicas. Indagar sobre la familia, sus componentes, anécdotas de la infancia, relación con los padres, si ellos tienen aún mucho peso en las decisiones del candidato. Existencia o no de hijos, planes futuros en este sentido, salud familiar, medios de vida de la familia y situación económica. Todo esto permitirá conocer mejor al candidato y formarnos una idea acerca de lo correcto o no que sería contratarlo. Este es el SEGUNDO TÓPICO DE LA ENTREVISTA

Explorar TIEMPO LIBRE: Este es un campo que nos dirá indirectamente cuán activo es el candidato, cuál es la diversidad de sus intereses, cuáles son sus estilos de relación (hobbies en solitario o con grupos) cuál es la cultura del candidato, valores. Pueden obtenerse datos muy interesantes preguntando acerca de los pasatiempos del candidato. Esta área prepara al entrevistado para entrar en la siguiente, el área más personal. Por tanto, el tiempo libre es el TERCER TÓPICO DE LA ENTREVISTA.

Explorar ÁREA PERSONAL: Por ser el área donde se encuentran los temas más íntimos del candidato se deja para el final cuando ya existe mayor confianza (recordar mantener la seriedad sin excesos de confianza con el candidato, sólo un aprecio sincero y profesional) Esta área nos revelará posiblemente más que ninguna acerca de la personalidad, el carácter del candidato. Nuestro objetivo será indagar acerca de las experiencias vividas por el candidato en su vida, sus mejores y peores momentos, sus sueños, personas ideales, proyectos futuros, conflictos, frustraciones importantes. Cuáles son sus sentimientos más íntimos. Esta será el área más difícil para ambos pues requiere mucha habilidad y confianza, por lo tanto será el CUARTO Y ÚLTIMO TÓPICO.

Entrevista Cerrada

Las habilidades necesarias para un auxiliar administrativo varían dependiendo de la compañía y las necesidades de esta. Sin embargo existen generalidades que no pueden dejarse de lado para obtener un puesto de auxiliar administrativo.

1.- ¿Cómo es una orden de compra?

2.- ¿Cómo se elabora una cotización?

3.- ¿Para qué sirve un contrarecibo?

4.- ¿Cómo se adjunta un archivo en un correo electrónico?

5.- ¿Qué es un presupuesto?

6.- ¿Qué diferencia tiene un presupuesto y una cotización?

7.- ¿Cómo se elabora un presupuesto?

8.- ¿Cuáles son los derechos y obligaciones de un empleado?

9.- ¿Qué es un balance general?

10.- ¿Qué es un estado de resultados?

11.- ¿Qué significa utilidad?

12.- ¿Cómo se debe elaborar una factura?

13.- ¿Qué seguimiento se le debe dar a una factura?

14.- ¿Qué es una requisición?

En términos generales todo administrador tendrá diferentes necesidades dependiendo de la compañía, y este deberá ser específico en los requerimientos del perfil de sus auxiliares administrativos, estos podrían requerir conocimientos de idiomas extranjeros, contabilidad, computación e informática, usos de paquetes de software para oficina entre otros y serán considerados dependiendo de la necesidad del puesto, obviamente a más requerimientos mayor será la exigencia económica del trabajador.